E-mail Yazma Kuralları

    E-maillerde mutlaka küçük harf kullanılmadır. Büyük harf kullanmak -yazışmalarda bağırma anlamı taşıdığından- nezaket kurallarına aykırıdır.

    E-maillerde ilgili kişi “Kime” bölümüne, konu hakkında haberdar olması gerektiğini düşündüğünüz kişiler ise “Bilgi” bölümüne yazılmalıdır.

    E-maillerin “Konu” bölümü kesinlikle boş bırakılmamalı, mutlaka en fazla üç ya da dört kelimeden oluşan konu başlığı yazılmalıdır. Ancak kesinlikle konu bölümüne cümle yazılmasından kaçınılmalıdır.

    İçi boş, yalnızca konu kısmı dolu olan mailler yazışma adabına kesinlikle uygun değildir.

    Özellikle şirket dışına atılan e-maillerde kısaltma kullanılmamalı, anlatılmak istenen net cümleler ile ilgili kişiye iletilmelidir.

    Dışarıyla yapılan yazışmalarda bir hitap ya da selam cümlesi ile başlanıp konu anlatıldıktan sonra iyi dilek ya da saygı ifadesiyle ve imzayla (En azından ad soyad yazılarak) bitirilmelidir.

    E-mailler duygulardan uzak olarak kullanılan bir iletişim aracı olduğu için kullanılan kelime ve cümlelere dikkat edilmeli, yanlış bir anlamayı engellemek için mutlaka son bir kez göz ucuyla kontrol edildikten sonra ilgili kişiye gönderilmelidir.

    Size gelen mailleri iletmek istediğinizde mutlaka size gelen maili kontrol ederek iletin, size ulaşan mailde sizin gönderdiğiniz kişinin görmesini istemediğiniz şeyler olabilir.

    Mesajlarınızı imla kurallarına uygun yazınız.

    Resmi yazışmalarda satırbaşı olur, paragraf başı kullanmak gerekmez.

    Noktalama işareti kelime bitimine konur, bir boşluk bırakılarak yeni kelime yazılır. İstisnalar: Eğik çizgiden önce ve sonra boşluk vardır. Paragraf ve tırnak açıldıktan sonra ve kapanmadan önce boşluk bırakılmaz. Kesme işaretinden sonra boşluk bırakılmaz.

    Paragraf bitmeden enter tuşuna basılmaz.

    Mesajlarınızın altında imzanızı standart şekliyle kullanınız.

    Elektronik postanızı nereye gönderdiğinize dikkat ediniz. Bunun için mesaj göndereceğiniz kişilerin elektronik posta adreslerini mesajı göndermeden önce mutlaka kontrol ediniz.

    Elektronik postanızı iletirken, içeriğinde ilettiğiniz kişiler tarafından görülmemesi gereken yazışmaları silmek gerekir.

    Birine, bir gruba veya listeye bir konu hakkında soru sorduğunuzda, "lütfen" demeyi unutmayın. Sizin için biri cevap yazmış, probleminizle ilgilenip çare üretmeye çalışmışsa, bir mesaj ile ilgili kişiye teşekkür edecekseniz, mesajı sadece o kişiye yanıtlayınız, tümüne yanıtlamayınız.

    Eğer elektronik posta ile bir soru soracaksanız, sorunuzu sade bir dille ve net bir ifadeyle yöneltiniz.

    Hiçbir zaman elektronik postanızın sadece siz ve gönderdiğiniz kişi tarafından okunacağını zannetmeyin. Bu nedenle, söz gelişi telefonda söyleyemeyeceğiniz şeyleri elektronik posta ile de ifade etmeyin.

    Postalarınızı, limitinizi aşacak kadar sistemde tutmayınız. Gereksiz mesajları posta kutunuzdan hemen silin.

    Aldığınız elektronik postalarla beraber gelen Ek'leri açarken çok ama çok dikkatli olunuz. Unutmayın ki virüsler en çok bu şekilde bulaşıyor.

    Gönderdiğiniz Ek’ler düşük boyutlu olmalıdır. Alıcının posta kutusu gereksiz doldurulmamalı, sistem gereksiz yorulmamalıdır.